Bạn có biết cách tổng hợp công từ máy chấm công?
Đồng hồ hẹn giờ là một thiết bị mà mỗi chúng ta đều rất quen thuộc. Trong các công ty lớn nhỏ, máy đếm thời gian luôn là thiết bị không thể thiếu. Tuy nhiên, việc xử lý dữ liệu trong bộ định thời khá phức tạp và không phải ai cũng có thể làm tốt được. Vậy bạn đã biết cách xử lý và tổng hợp công việc của máy chấm công để lựa chọn nhanh và chính xác nhất chưa?
Các bước tổng hợp công từ máy chấm công cơ bản
Các công ty và doanh nghiệp đã và đang sử dụng bộ đếm thời gian để đơn giản hóa việc quản lý và lưu trữ nhân viên với độ chính xác và minh bạch. Vì vậy, sau thời hạn, quản đốc sẽ tổng hợp công việc từ máy chấm công để lập bảng lương thưởng phù hợp cho người lao động. Vậy bạn có biết xử lý công khai gồm những bước nào không?
Tải xuống dữ liệu từ máy chấm công
Tất cả các dữ liệu như ngày nghỉ, giờ làm việc, giờ nghỉ ngơi, giờ làm thêm, ... đều được nhập và lưu trữ trong bộ đếm thời gian. Vì vậy, khi công việc tính toán được yêu cầu, một người nào đó có khả năng xử lý sẽ bắt đầu tải xuống tất cả dữ liệu. Với một số thiết kế mới, thiết bị thường sẽ hỗ trợ tải tự động. Tuy nhiên, nếu bạn chưa có, bạn có thể tải xuống dữ liệu thô theo hai cách:
Nhấn vào kim đồng hồ bấm giờ, chọn biểu tượng mũi tên kép cho Quản lý dữ liệu thời gian, sau đó chọn mũi tên xuống thẳng, Tải xuống. Sau đó, bạn tiếp tục và chọn thiết bị bạn muốn tải xuống, nhấp con trỏ vào dấu kiểm.
Bạn đăng nhập vào hệ thống, vào bảng thông tin hẹn giờ và tiến hành chọn bộ xử lý. Nếu muốn chọn nhiều máy, bạn có thể sử dụng phím tắt Ctrl để tô sáng hoặc thao tác nhanh trên bàn phím. Sau khi chọn xong, click chuột phải để tải dữ liệu và tóm tắt công việc của máy chấm công.
Tham Khảo Thêm: Hướng dẫn cách xuất dữ liệu từ máy chấm công ra excel
Kiểm tra dữ liệu thô
Để không bị lỗi sau khi tải xuống tất cả dữ liệu công khai, bạn nên sử dụng dữ liệu thô để thử nghiệm. Đây là dữ liệu được phần mềm tự động tổng hợp theo cơ chế vận hành được lập trình sẵn. Và để kiểm tra kỹ trước khi tính toán, bạn hoàn toàn có thể mở tab duyệt dữ liệu thô để xem. Khi bạn tải xuống dữ liệu, nó nằm trong phần thời gian hoặc thời gian.
Bằng cách này, khi truy cập, bạn có thể xem trực tiếp một số mục trong cột "Điều kiện hiển thị nhật ký", chẳng hạn như:
trước ra sau
nhật ký đầu tiên và cuối cùng
trong và ngoài
gọi món
Xem 1 cột
Ngoài việc xem dữ liệu đã chọn ở trên, bạn cũng có thể xem dữ liệu tổng thể cho từng nhân viên và tiến hành chỉnh sửa dữ liệu cho nhân viên đó nếu phát hiện sai sót. Để chỉnh sửa, tất cả những gì bạn cần làm là nhấp chuột để chọn nhân viên, chọn Điều chỉnh thời gian và nhấp chuột phải để tìm thông tin bạn muốn chỉnh sửa.
Tính toán công việc và xem kết quả
Sau khi các thiếu sót trong dữ liệu thô được sửa chữa, trưởng nhóm tổng hợp công việc của máy chấm công sẽ tính toán lại công việc. Việc tính toán rất đơn giản khi bạn chỉ cần chọn nhân viên và nhấn vào biểu tượng bánh răng cưa. Ngay sau đó, màn hình sẽ hiển thị thông báo đổ chuông hoàn tất.
Xuất báo cáo chấm công
Sau khi biên dịch công việc từ máy chấm công, để xuất báo cáo, bạn có thể làm theo các bước cơ bản sau:
Nhập thời gian, chọn lịch trình
Chọn loại báo cáo chính xác
Chọn mẫu báo cáo phù hợp
Xuất dựa trên thiết kế của một báo cáo đã hoàn thành trước đó
Lợi ích của Công việc Máy chấm công Toàn diện
Có thể thấy, việc sử dụng máy chấm công giúp chúng ta tiết kiệm được rất nhiều thời gian và tổng kết công việc lao động của toàn thể nhân viên một cách chính xác và nhanh chóng. Đặc biệt đối với những công ty hay doanh nghiệp lớn, lượng thời gian mà chúng ta có thể giảm thiểu là vô cùng lớn.
Máy chấm công không những có thể dễ dàng xem thông tin ban đầu khi tổng kết công việc mà còn có thể dễ dàng chỉnh sửa khi thông tin nhân viên không chính xác. Hơn nữa, chỉ với một vài thao tác đơn giản, bạn có thể dễ dàng tính toán và tiết kiệm tổng khối lượng công việc của nhân viên. Có thể nói, bộ đếm thời gian giúp cho việc quản lý của tất cả các công ty, doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn.
Qua những chia sẻ trên, chúng tôi hy vọng sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tổng hợp công từ máy chấm công và những lợi ích mà nó mang lại cho công việc của chúng ta hiện nay.